Datenschutzerklärung

für die Praxis-Software TiMo von animotion & Partner · Stand: 12.10.2026

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Hier erfährst du, welche Daten wir in TiMo verarbeiten, warum wir das tun, wo sie gespeichert werden und welche Rechte du hast – nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Saarländischen Datenschutzgesetz und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

1. Verantwortliche Stelle
2. Entwicklung & Betrieb der Software
3. Marke „animotion“
4. Wofür wird TiMo genutzt?
5. Hosting bei ALL-INKL.COM & Server-Logfiles
6. Welche Daten werden verarbeitet?
7. Digitales Einverständnis & Erstkontakt
8. Besitzerportal & Online-Terminbuchung
9. Cookies & lokale Speicherung
10. Eingebundene Dienste & Empfänger
11. Speicherdauer
12. Datensicherheit
13. Deine Rechte
14. Beschwerderecht
15. Änderungen

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung in TiMo ist:

Anfragen zum Datenschutz richtest du bitte an diese Adresse, gern auch per Post. Eine bzw. ein Datenschutzbeauftragte/r ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

2. Entwicklung & Betrieb der Software

Die Software TiMo wurde entwickelt von:

Der Entwickler pflegt und wartet die Anwendung. Soweit er dabei Zugriff auf personenbezogene Daten der Praxis haben kann (z. B. bei Fehlersuche oder Datenbank-Wartung), geschieht dies ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag der verantwortlichen Stelle auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und unter Verschwiegenheitspflicht.

3. Marke „animotion“

„animotion“ ist eine geschützte, eingetragene Wortbildmarke von Carolin Kaiser, Kardinal-Graf-von-Galen-Str. 18, 66606 St. Wendel. Name, Logo und Gestaltung dürfen ohne Zustimmung der Markeninhaberin nicht verwendet werden.

4. Wofür wird TiMo genutzt?

TiMo ist die Praxisverwaltung für Tierphysiotherapie. Sie dient dem Praxisteam zur Terminplanung, zur Dokumentation von Behandlungen, zur Verwaltung von Haltern und Tieren, zur Abrechnung und zur Kommunikation mit Haltern. Der Zugang für das Team ist nur mit persönlichem Benutzerkonto und Passwort möglich. Halter erhalten ausschließlich auf Einladung einen persönlichen Zugang zum Besitzerportal. Die Anmeldeseite selbst ist öffentlich, enthält aber keine personenbezogenen Daten.

5. Hosting bei ALL-INKL.COM & Server-Logfiles

TiMo läuft auf Servern des Hosting-Anbieters ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland). Datenbank und Dateien (z. B. hochgeladene Dokumente und Bilder) liegen dort. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet in Deutschland bzw. innerhalb der EU statt.

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Verbindungsdaten und schreibt sie in Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Adresse (URL), Statuscode
• übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem (User-Agent), ggf. Referrer

Zweck: sicherer und stabiler Betrieb, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden vom Hosting-Anbieter nach kurzer Zeit automatisch gelöscht bzw. anonymisiert.

Zusätzlich führt TiMo für Teammitglieder ein Anmeldeprotokoll (Anmelde- und Abmeldezeit, Dauer der Sitzung, zuletzt geöffnete Seite). Es dient der Sicherheit und der Nachvollziehbarkeit von Zugriffen auf Patientendaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO, § 26 BDSG) und ist nur für dazu berechtigte Personen einsehbar. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.

6. Welche Daten werden verarbeitet?

Wir erheben nur Daten, die für die Behandlung und Verwaltung erforderlich sind. Angaben zu deiner Person machst du freiwillig; ohne die für den Behandlungsvertrag notwendigen Angaben können wir die Behandlung jedoch nicht durchführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

Zugriff haben nur Personen, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen. Welche Tiere und Bereiche ein Teammitglied sieht, steuern Rollen, Zuständigkeiten und zeitlich begrenzte Vertretungen.

7. Digitales Einverständnis & Erstkontakt

Neukunden können vorab ein Formular ausfüllen und das Einverständnis zur Behandlung sowie zur Datenverarbeitung digital unterschreiben. Gespeichert werden die eingegebenen Angaben, die Unterschrift als Bilddatei, Datum/Uhrzeit sowie der Text der Erklärung. Das dient dem Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 13). Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

8. Besitzerportal & Online-Terminbuchung

Besitzerportal: Halter erhalten von der Praxis einen persönlichen Link und eine PIN. Im Portal sehen sie nur die für sie freigegebenen Inhalte (z. B. Heimübungen, Berichte, Videos, Termine, Nachrichten). Der Link ist nicht öffentlich und sollte nicht weitergegeben werden. Der Zugang kann von der Praxis jederzeit beendet werden.

Online-Terminbuchung: Bei einer Buchung über die Webseite verarbeiten wir die eingegebenen Angaben (Name, Kontaktdaten, Tier, Terminwunsch, Nachricht), um den Termin zu bestätigen. Dabei verschicken wir E-Mails an dich und an die zuständige Therapeutin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Cookies & lokale Speicherung

TiMo setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies ein und nutzt keine Analyse-Dienste. Es werden nur technisch erforderliche Daten im Browser gespeichert. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig; die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Du kannst Cookies und Website-Daten jederzeit in den Browser-Einstellungen löschen. Die Anmeldung ist danach erneut nötig.

10. Eingebundene Dienste & Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn es für den Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder du eingewilligt hast. Folgende Empfänger bzw. Dienste können beteiligt sein:

Hosting & E-Mail-Versand

ALL-INKL.COM (siehe Abschnitt 5). E-Mails der Anwendung (Terminerinnerungen, Buchungsbestätigungen, Rechnungen) werden über den Mailserver des Hosters versendet. Beachte, dass einfache E-Mails nicht durchgängig Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind.

Google Kalender (optional)

Wenn Teammitglieder oder die Praxis ihren Google Kalender verbinden, werden Termindaten (Titel, Zeit, Ort, ggf. Tiername) an Google übertragen, Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie stützt sich auf den EU-US Data Privacy Framework-Angemessenheitsbeschluss bzw. Standardvertragsklauseln. Die Verbindung erfolgt nur durch aktive Freigabe (Art. 6 Abs. 1 lit. a, f DSGVO) und lässt sich jederzeit trennen. Alternativ steht ein iCal-Abo ohne Google zur Verfügung.

Karten, Anfahrt und Routen

• Google Maps: Die Knöpfe „Route“/„Navigation“ öffnen Google Maps in einem neuen Tab und übergeben dabei die Zieladresse. Erst nach deinem Klick werden Daten an Google übertragen.
• Google Routes API (optional): Ist ein API-Schlüssel hinterlegt, sendet der Server zur Berechnung von Fahrzeiten Start- und Zieladressen an Google.
• OpenStreetMap-Nominatim, Photon (Komoot), OSRM: Zur Ermittlung von Koordinaten und Fahrstrecken für die Tagestour können Adressen serverseitig an diese europäischen bzw. gemeinnützigen Dienste gesendet werden. Es werden nur Adressdaten übertragen, keine Behandlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Terminorganisation und Anfahrt).

DICOM-Viewer (Bildgebung)

Zur Anzeige von Röntgen-, CT- und MRT-Bildern lädt der Viewer Programmbibliotheken von cdn.jsdelivr.net (jsDelivr) und unpkg.com. Dabei erhalten die Anbieter technisch bedingt deine IP-Adresse und Browser-Angaben. Die Bilddaten selbst bleiben auf dem Server und werden nicht an diese Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Videos im Besitzerportal

Hat die Praxis Videos von YouTube (über die datensparsame Adresse youtube-nocookie.com) oder Vimeo für dich freigegeben, werden diese erst beim Abspielen bzw. Laden vom jeweiligen Anbieter geholt. Dabei werden deine IP-Adresse und Browser-Angaben an den Anbieter übermittelt (Google Ireland Limited bzw. Vimeo Inc., USA). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. f DSGVO.

Arzneimittel-Datenbank

Für die Medikamentensuche kann der Server öffentliche Informationen der Europäischen Arzneimittel-Agentur (medicines.health.europa.eu) abrufen. Übertragen werden nur Suchbegriffe, keine Daten zu Haltern oder Tieren.

WhatsApp-Links

Telefonnummern können als Link zu WhatsApp (wa.me) angeboten sein. Daten werden erst übertragen, wenn du den Link aktiv öffnest; es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Weitere Empfänger

• Mit- und weiterbehandelnde Tierärzt/innen und Kliniken – nur mit deiner Einwilligung bzw. auf deinen Wunsch
• Steuerberatung, Buchhaltung, Behörden – soweit gesetzlich erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Vertretende Therapeut/innen der Praxis – bei Urlaub, Krankheit oder Therapeutenwechsel

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

11. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen:

• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Jahresabschlüsse 6 bzw. 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
• Behandlungsdokumentation, Befunde, Bilder: in der Regel 10 Jahre nach der letzten Behandlung, um Nachfragen, Weiterbehandlung und mögliche Ansprüche abzusichern (Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. BGB).
• Einwilligungen: bis zum Widerruf, danach so lange, wie der Nachweis zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.
• Online-Buchungsanfragen und Erstkontakt-Formulare ohne Behandlung: werden nach Abschluss bzw. Ablehnung gelöscht, sofern kein Behandlungsverhältnis entsteht.
• Anmeldeprotokolle: begrenzte Zeit, soweit für die Sicherheit nötig.
• Datensicherungen: werden regelmäßig erneuert; ältere Sicherungen werden gelöscht.

Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen einem Löschwunsch vor; die Daten werden dann gesperrt (Einschränkung der Verarbeitung).

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), unter anderem:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS (TLS)
• persönliche Benutzerkonten, Passwörter nur als Hash gespeichert, Mindestlänge 12 Zeichen
• Rollen- und Rechtekonzept; Zugriff nur auf zugewiesene Patienten bzw. zeitlich begrenzte Vertretung
• Schutz vor Formular-Fälschung (CSRF), geschützte Konfigurations- und Datenverzeichnisse, die nicht über das Internet abrufbar sind
• Anmeldeprotokoll und zeitweise Sperre nach mehreren Fehlversuchen bei der Anmeldung
• regelmäßige Datensicherungen

Bitte gib deinen Portal-Link bzw. dein Passwort nicht weiter und melde dich an fremden Geräten wieder ab.

13. Deine Rechte

Du hast gegenüber der verantwortlichen Stelle folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Wende dich dazu formlos an die in Abschnitt 1 genannte Adresse. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats.

14. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für das Saarland ist:

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich TiMo, die genutzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: 12.10.2026

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